Privacy verklaring

PRIVACY VERKLARING

 

(Versie 08-06-2018)

 

CoxyPics vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en het respecteren van uw privacy).

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. CoxyPics vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

•Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

•Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

•Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de ver-werking van uw persoonsgegevens;

•Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

•Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als CoxyPics vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contact-gegevens:

 

CoxyPics vzw

Zwaluwenstraat 8

8670 Koksijde

info@coxypics.be

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelne-mers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, sponsors.

 

 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

 

Uw persoonsgegevens worden door CoxyPics vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 

•Ledenadministratie en dienstverlening aan leden;

•Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van CoxyPics vzw;

•Aankopen van tickets (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven,

servicemailing voor en/of na uw bezoek, contactname in geval van programma-wijziging of annulatie);

•Verzorgen van opleidingen;

•Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigin-gen;

•Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen;

•Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

 

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

•Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres

•Privé contactgegevens: telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres, contact-persoon bij noodgeval

•Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, natio-naliteit, relatiestatus

•Interesses

•Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)

•Aanwezigheid

•Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, Three And More, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen per-soonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aange-sloten verenigingen/clubs of federaties.

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gege-vens hebben verkregen.

 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van :

•Beeldmateriaal (voor public relations)

•Contactgegevens (voor direct marketing)

•…

 

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte

foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van derde partijen Three And More, one.com, KBC, Breedbeeld, Pbase.com , facebook.com voor:

•Het opslaan en verwerken van gegevens;

•Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);

•Het verzorgen van de (financiële) administratie;

•Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;

•Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

•Het beheren van beeldmateriaal in een fotogalerij;

•Het promoten van clubactiviteiten.

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waar-mee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

 

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Verstrekking aan derden - ontvangers

 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

•Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met Three And More.

•Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).

•Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administratie).

 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde

partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier

toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te

trekken.

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Eu-ropese Economische Ruimte.

 

 

Bewaartermijn

 

CoxyPics vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die

noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhou-ding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

 

Beveiliging van de gegevens

 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw per-soonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of open-baarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

 

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

 

 

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

 

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking

hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te

bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

 

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

 

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgege-vens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voor-noemde verzoeken. Om je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

 

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

 

Klachten

 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uit-oefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be

 

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

 

CoxyPics vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 8 juni 2018.

 

Copyright @ All Rights Reserved